摘要：闡述物資采購(gòu)工作在企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的重要作用，并提出降低成本、提高經(jīng)濟(jì)效益、改善企業(yè)管理的途徑。論述如何有效地控制采購(gòu)成本是當(dāng)今企業(yè)必須關(guān)心的一個(gè)緊迫話(huà)題。

　　關(guān)鍵詞：物資；成本；控制

 

　　企業(yè)的物資采購(gòu)工作，就性質(zhì)而言，不僅是一項(xiàng)生產(chǎn)前的準(zhǔn)備工作，而且是開(kāi)源節(jié)流的重要工作。企業(yè)要使生產(chǎn)均衡，需要持續(xù)供應(yīng)各種生產(chǎn)資料。那么，物耗需占企業(yè)產(chǎn)品成本的一半以上，因此，控制物資采購(gòu)成本，對(duì)促進(jìn)企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展，提高產(chǎn)品質(zhì)量，降低產(chǎn)品成本，加速資金周轉(zhuǎn)，增加效益，都具有極其重要的意義。

 

　　1 采購(gòu)成本概述

 

　　采購(gòu)管理是企業(yè)管理的重要組成部分，采購(gòu)成本控制是采購(gòu)管理的重要組成部分，也是耗用資金最多，最容易出現(xiàn)失控的環(huán)節(jié)。采購(gòu)價(jià)格、數(shù)量、運(yùn)輸方式等的選擇，將直接影響采購(gòu)成本。所以，控制采購(gòu)成本對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)績(jī)效至關(guān)重要。據(jù)悉1％的采購(gòu)成本降低可以使企業(yè)利潤(rùn)提高5％~10％。尤其在采購(gòu)資金占平均銷(xiāo)售金額比重逐漸增加的趨勢(shì)下，降低采購(gòu)成本既是企業(yè)“第二利潤(rùn)源泉”，也是實(shí)現(xiàn)贏利的基礎(chǔ)。如何降低成本是企業(yè)首要解決的問(wèn)題。當(dāng)今企業(yè)采購(gòu)管理，是直面市場(chǎng)按質(zhì)、按量、按時(shí)、以本企業(yè)所需符合質(zhì)量要求的各種物資。

 

　　2 影響物資采購(gòu)成本的因素

 

　　企業(yè)以利潤(rùn)最大化為目的，從企業(yè)持續(xù)經(jīng)營(yíng)的全過(guò)程看，收入減去成本就是利潤(rùn)，成本是決定企業(yè)利潤(rùn)的重要因素。采購(gòu)成本構(gòu)成具有多樣性和動(dòng)態(tài)性的特征，影響采購(gòu)成本的主要因素有：第一，采購(gòu)價(jià)格：是企業(yè)成本和費(fèi)用的主要組成部分，是采購(gòu)成本高低的決定因素。第二，采購(gòu)數(shù)量：建立在批量生產(chǎn)和科學(xué)合理的物品核算定額和儲(chǔ)備定額基礎(chǔ)之上，經(jīng)濟(jì)批量的采購(gòu)方式和數(shù)量等。第三，物流信息：要及時(shí)、全面、準(zhǔn)確地掌握分析物流信息，如物資性能、質(zhì)量、價(jià)格等。第四，采用運(yùn)送方式：以最短的里程、最低的費(fèi)用和最短的時(shí)間及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、經(jīng)濟(jì)的完成物品在空間的轉(zhuǎn)移。第五，物品儲(chǔ)備方式：控制人力和運(yùn)費(fèi)以及少占用資金等。第六，采購(gòu)策略：具有預(yù)見(jiàn)性和靈活機(jī)動(dòng)的采購(gòu)策略。第七，員工的素質(zhì)：良好的采購(gòu)工作，是決定企業(yè)產(chǎn)品開(kāi)發(fā)，產(chǎn)品質(zhì)量，采購(gòu)成本的關(guān)鍵，也是決定流通企業(yè)銷(xiāo)售狀況的關(guān)鍵。

 

　　3 如何進(jìn)行物資采購(gòu)成本的控制

 

　　（1）制訂采購(gòu)預(yù)算與采購(gòu)計(jì)劃。制定采購(gòu)預(yù)算的行為，就是對(duì)組織內(nèi)部各種工作進(jìn)行稀缺資源的配置。預(yù)算是計(jì)劃的一個(gè)方面，也是組織政策的延伸，還是一種控制機(jī)制，起著一種比較標(biāo)準(zhǔn)的作用。制定采購(gòu)預(yù)算，是在具體實(shí)施物資采購(gòu)行為之前對(duì)物資采購(gòu)成本的一種估計(jì)和預(yù)測(cè)，是對(duì)整個(gè)采購(gòu)資金的一種理性的規(guī)劃。它不但對(duì)物資采購(gòu)資金進(jìn)行了合理的配置和分發(fā)，同時(shí)建立了一個(gè)資金的使用標(biāo)準(zhǔn)，以便對(duì)采購(gòu)實(shí)施行為中的資金使用進(jìn)行隨時(shí)的檢測(cè)與控制，確保采購(gòu)資金的使用在一定的合理范圍內(nèi)浮動(dòng)。有了采購(gòu)預(yù)算的約束，能提高采購(gòu)資金的使用效率，優(yōu)化采購(gòu)管理中資源的調(diào)配，查找資金使用過(guò)程中的一些例外情況，有效控制采購(gòu)資金的流向和流量，從而達(dá)到控制物資采購(gòu)成本的目的。

 

　　（2）確定采購(gòu)價(jià)格。采購(gòu)價(jià)格的確定，直接影響到企業(yè)的成本，是物資采購(gòu)控制的重中之重。在確定采購(gòu)價(jià)格時(shí)，弱化采購(gòu)人員與領(lǐng)導(dǎo)的個(gè)人行為，注重產(chǎn)品市場(chǎng)價(jià)格調(diào)查。一方面，利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，對(duì)采購(gòu)物資的價(jià)格進(jìn)行市場(chǎng)信息收集，著重了解和掌握商品的成本價(jià)及利潤(rùn)構(gòu)成。另一方面，采取與各投標(biāo)單位開(kāi)展競(jìng)爭(zhēng)性談判方式。

 

　　（3）利用采購(gòu)環(huán)境。物資市場(chǎng)供求關(guān)系的外部環(huán)境對(duì)采購(gòu)策略的制定、采購(gòu)計(jì)劃的實(shí)施會(huì)產(chǎn)生重要的影響，需要熟悉市場(chǎng)情況、了解市場(chǎng)行情、掌握有關(guān)所需物資多方面的市場(chǎng)信息，建立良好的市場(chǎng)信息機(jī)制，是有效降低采購(gòu)成本的途徑之一。要用統(tǒng)一的信息化管理采購(gòu)工作，即賣(mài)家（制造廠(chǎng)）和買(mǎi)家（企業(yè)用戶(hù)）共用一個(gè)信息平臺(tái)，要通過(guò)充分利用數(shù)據(jù)、信息、知識(shí)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等資源，實(shí)現(xiàn)采購(gòu)信息共享，發(fā)揮采購(gòu)信息的計(jì)劃、協(xié)調(diào)、控制的功能，有效地組織和控制采購(gòu)工作的全過(guò)程，使各個(gè)采購(gòu)管理環(huán)節(jié)有機(jī)地聯(lián)系起來(lái)，提高采購(gòu)工作效率，減少采購(gòu)管理和決策的盲目性，降低決策風(fēng)險(xiǎn)，達(dá)到降低采購(gòu)成本、提高企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的目的。

 

　　（4）擇優(yōu)商管理。供應(yīng)商是物資采購(gòu)管理中的一個(gè)重要組成部分。物資采購(gòu)時(shí)，應(yīng)該本著“公平競(jìng)爭(zhēng)”的原則，給所有符合條件的物資供應(yīng)商提供均等的機(jī)會(huì)，一方面體現(xiàn)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的規(guī)則，另一方面也能對(duì)采購(gòu)成本有所控制，提高物資采購(gòu)實(shí)施的質(zhì)量。因此，在供應(yīng)商的選擇方面就有如下兩方面的問(wèn)題值得關(guān)注。

 

　　第一，選擇供應(yīng)商的數(shù)量。供應(yīng)商數(shù)量的選擇問(wèn)題，實(shí)際上也就是供應(yīng)商份額的分擔(dān)問(wèn)題。從采購(gòu)方來(lái)說(shuō)，單一渠道增加了采購(gòu)資源供應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)，也不利于對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行壓價(jià)，缺乏采購(gòu)成本控制的力度。而從供應(yīng)商來(lái)說(shuō)，批量供貨由于數(shù)量上的優(yōu)勢(shì)，可以給采購(gòu)方以商業(yè)折扣，減少貨款的支付和采購(gòu)附加費(fèi)用，有利于減少現(xiàn)金流出，降低采購(gòu)成本。因而，在進(jìn)行供應(yīng)商數(shù)量的選擇時(shí)既要避免單一渠道，尋求多家供應(yīng)，又要保證所選供應(yīng)商承擔(dān)的供應(yīng)份額充足，以獲取供應(yīng)商的優(yōu)惠政策，降低物資的價(jià)格和采購(gòu)成本。這樣，既能保證采購(gòu)物資供應(yīng)的質(zhì)量，又能有力地控制采購(gòu)支出。一般來(lái)說(shuō)，供應(yīng)商的數(shù)量以不超過(guò)3~4家為宜。

 

　　第二，選擇供應(yīng)商的方式。選擇供應(yīng)商的方式主要包括公開(kāi)競(jìng)爭(zhēng)性招標(biāo)采購(gòu)、有限競(jìng)爭(zhēng)性招標(biāo)采購(gòu)、詢(xún)價(jià)采購(gòu)和直接簽訂合同采購(gòu)，四種不同的采購(gòu)方式按其特點(diǎn)來(lái)說(shuō)分為招標(biāo)采購(gòu)和非招標(biāo)采購(gòu)。在物資采購(gòu)中，采取公開(kāi)招標(biāo)的方式可以利用供應(yīng)商之間的競(jìng)爭(zhēng)來(lái)壓低物資價(jià)格，幫助采購(gòu)方以最低價(jià)格取得符合要求的物資，并且多種招標(biāo)方式的合理組合使用，也將有助于提高采購(gòu)效率和質(zhì)量，從而有利于控制采購(gòu)成本。

 

　　（5）管理供應(yīng)商。強(qiáng)化供應(yīng)商的管理基于長(zhǎng)期的降低采購(gòu)成本的理念，在物資采購(gòu)管理中應(yīng)該貫穿供應(yīng)商管理的思想，也即把對(duì)供應(yīng)商的管理納入到物資采購(gòu)管理的一個(gè)部分。這樣，既可通過(guò)長(zhǎng)期的合作獲得可靠的物資供應(yīng)和質(zhì)量保證，又可在時(shí)間長(zhǎng)短和購(gòu)買(mǎi)批量上獲得采購(gòu)價(jià)格的優(yōu)勢(shì)，對(duì)降低物資采購(gòu)的成本有很大的好處。

 

　　（6）儲(chǔ)備管理。所謂儲(chǔ)備，是企業(yè)為避免或減少出現(xiàn)停工待料等事故的發(fā)生而儲(chǔ)存的各種物料，包括原材料、半成品、成品等不同形態(tài)。為了保證生產(chǎn)的順利進(jìn)行，企業(yè)儲(chǔ)備一定的物資是有必要的，但不可因?yàn)槠浔匾鵁o(wú)節(jié)制地儲(chǔ)備。眾所周知，如果儲(chǔ)備過(guò)多，會(huì)增加倉(cāng)儲(chǔ)費(fèi)用、保險(xiǎn)費(fèi)、裝卸搬運(yùn)費(fèi)及不合理?yè)p耗。因此，在控制成本的前提下，儲(chǔ)備管理的目的就是要使庫(kù)存物資的數(shù)量在能滿(mǎn)足生產(chǎn)需要的情況下盡可能最小化，即數(shù)量上合理的最小化。要做到數(shù)量上合理的最小化，筆者認(rèn)為現(xiàn)在許多企業(yè)推行的零庫(kù)存管理方法值得借鑒。